Belajar ERP

Salah satu hal yang harus dilakukan sebelum dijalankannya secara total program ERP adalah memindahkan data yang ada di program yang lama ke dalam program ERP. Proses memindahkan data ini mutlak harus dijalankan untuk mengetahui posisi jumlah uang di rekening bank, posisi jumlah hutang yang ada di vendor, posisi uang yang masih harus dibayar pelanggan ke kita dan posisi-posisi lainnya. Posisi jumlah nilai-nilai itu harus sama persis dengan yang ada di program lama. ERP harus memakan data itu bulat-bulat, dimasukkan ke dalam sistem mereka dan menampilkannya keluar lewat laporan-laporan yang diterbitkan.

Ada 2 jenis perpindahan data ini : jenis pertama, data yang dipindahkan adalah data detil per transaksi. Data yang terdapat di penjualan, pembelian maupun data akunting, semuanya masuk ke dalam ERP. Data-data ini benar-benar harus diuji posisi terakhirnya di ERP.

Ukuran keberhasilan proses perpindahan data detail per transaksi, cuma satu sedikit kan ? Yaitu, posisi atau nilai yang tertera, sama persis dengan yang ada di program lama.

Misalnya begini, ada data penjualan ke kustomer selama tahun 2007, bernilai 1 milyar rupiah. Tersimpan di dalam nomor akun, 101.000.999 atau disebut juga piutang usaha. Data penjualan yang sudah terjadi selama tahun 2007, semuanya dipindahkan masuk ke dalam ERP. Kalau kita bicara detail, artinya data penjualan seperti Faktur atau Invoice yang ada, semuanya harus dipindahkan ke dalam ERP.

Daftar nomor akun atau Chart Of Account(COA) dalam ERP, dengan nomor yang boleh jadi sama,maka nomor akun dalam ERP harus menampilkan jumlah nilai / posisi yang sama dengan nomor akun di program lama.

Proses perpindahan model begini, membutuhkan pemetaan antara tabel di program lama dan tabel di ERP. Tabel yang sudah dipetakan itu berujud seperti relasi antara pemasok dan pemakai. Ada tabel yang berfungsi sebagai sumber data dan ada tabel yang berfungsi sebagai penampung data. Semua aturan atau proses bisnis yang terjadi di program lama, yang itu tercermin di data, harus bisa diterima dan diproses oleh ERP. Hasil akhirnya adalah laporan keuangan yang dikeluarkan ERP akan bernilai sama dengan laporan keuangan yang dihasilkan program lama.

Jenis ke dua dari proses pemindahan data transaksi ke ERP adalah memasukkan nilai / posisi COA saja. Nilai terakhir dari COA yang ada di program lama, dipindahkan ke dalam COAnya ERP. Tidak perlu ada data transaksi yang dipindahkan. Karena nilai dari data transaksi yang terjadi selama tahun 2007, misalnya, sudah berada di dalam COA.

Nah, nilai / posisi inilah yang dipindahkan ke dalam ERP. Mudah bukan ? Anda tidak perlu memikirkan data tentang Faktur atau Invoice, pembelian, perpindahan barang dari lokasi yang satu ke lokasi yang lain, dll. Konsentrasilah hanya pada nilai COA. Jangan kepada yang lain. Cukup daftar COA itu saja yang anda cermati, perhatikan dan jangan sampai ada 1 yang luput dari mata anda. Ingat, aturannya tetap sama dengan jenis yang pertama. Nilai / posisinya dalam ERP harus sama dengan yang ada di program lama. Itu saja.

Sepintas, cara kedua lebih mudah digunakan. Tidak terlalu pusing dengan data transaksi detil yang ada di program lama. Bedanya cuma satu dengan jenis pemindahan pertama, tidak ada data transaksi detil yang ikut ke dalam ERP. Masa bodoh lah dengan sejarah padahal kalau kita mau belajar sejarah, kita bisa mengoreksi kebiasaan buruk yang sering kita lakukan.

Pilihan ada di tangan anda sebagai penentu langkah. Mau pilih yang mana, cara kesatu atau kedua. Semua ada harga yang harus dibayar. Ada resiko yang ditanggung. Ada waktu yang akan dikorbankan. Jangan sampai anda salah memilih jalan…nasihat kuno ya Tapi seandainya anda salah jalan pun, selama mau merubah sikap, saya yakin, tidak ada yang tidak mungkin untuk melakukan pemindahan data transaksi dari program lama ke dalam ERP. Pokoknya tetap semangat dan optimis.